Современная деловая переписка

Деловая переписка

Современные реалии привели нас к тому, что все чаще деловая переписка происходит непосредственно в чатах, социальных сетях, разнообразных мессенджерах, а не официальных письмах.

Таким образом, вы пользуетесь обычными средствами связи, в которых привыкли вести непринужденные дружеские беседы. Но в какой-то момент необходимо переключиться на разговор с деловым партнером, заказчиком или исполнителем. Конечно же, эти беседы будут далеки от официальных переписок со штампами, подписями и печатями, но и панибратства в них быть не должно.

Разберем основные моменты современной деловой переписки.

1.Обращение

Переписка всегда начинается с приветствия, и это приветствие будет «на Вы», даже если беседующие одного возраста. Всегда настораживает, когда в скайпе (любом другом мессенджере) с вами начинают рабочий разговор с «тыкания». В дальнейшем, вы можете договориться о взаимной форме обращения. С этим сложностей возникнуть не должно.

2. Время

Можно заработаться, не посмотреть на время и отправить сообщение в 2 часа ночи. Это не всегда приемлемо. Нужно стараться соблюдать рамки рабочего времени.  Если же вам пришло сообщение/письмо, которое требует от вас развернутого ответа, а у вас нет на это времени, то стоит сообщить, что письмо вы прочитали и сможете ответить на него позже. Когда планируете видеозвонок, длительный разговор – лучше заранее предупредить собеседника о своем намерении. Элементарные правила помогут вам избежать казусов и неприятных ситуаций в дальнейшем.

Уважайте личное пространство своего заказчика, клиента, партнера или коллеги: даже если вы видите, что он он-лайн в соцсетях (несомненно, все первым делом находят друг друга в соцсетях), не стоит в неподходящее время пытаться решить рабочие вопросы (если, конечно, у вас не было другой договоренности).

3. Грамотность

Здесь нет особых правил. Просто пишите грамотно.

4. Недопонимания

Старайтесь внимательно читать вопросы собеседника и корректно составлять собственные.

Если так получилось, что вы исполнитель какого-то проекта, а ваш заказчик некомпетентен в определенном вопросе, то стоит проявить недюжинную выдержку, чтобы понять все запросы и не выйти на конфликт (для случаев, когда нет четкого ТЗ или договора с описанием запрашиваемых услуг).

Если же вы в роли заказчика, который «своими словами» пытается объяснить, что ему нужно, то будьте готовы к большому объему уточняющих вопросов: это в ваших интересах, ведь на выходе все хотят получить хороший результат за свои деньги.

И просьба, которая относится к обеим сторонам: никогда, НИКОГДА после уточняющего вопроса не копируйте то же самое, что написали выше. Ваш собеседник умеет читать, он в своем уме. Если прозвучал уточняющий вопрос, значит, в вашем сообщении что-то было непонятно или неполно объяснено. Копируя одни и те же строки, вы (вызываете бешенство — лично у меня) проявляете неуважение к собеседнику.

Я за адекватность.

Уважению к собеседнику и заинтересованность в совместном проекте позволит вам комфортно взаимодействовать и получить на выходе результат, которым будут довольно обе стороны. 

 

6 comments on “Современная деловая переписка”

  1. Юлия Ответить

    Обращение на «ты» вообще недопустимо, мне кажется. Даже к ребенку лучше обращаться на «вы», хотя редко кто соблюдает это (имею ввиду продавцов).

    • Анастасия Ответить

      Зависит от ситуации, но в деловом общении, конечно, лучше начинать на «Вы».

  2. Лиля Ответить

    Отличная статья! Много полезного для себя подчерпнула!
    Да и вообще, katkovan.com — очень хороший сайт!
    Спасибо Вам и хорошего всем настроения!

  3. Светлана Ответить

    «Копируя одни и те же строки, вы (вызываете бешенство — лично у меня) проявляете неуважение к собеседнику» здесь конечно согласна, это не очень вежливо. Но как же иногда хочется так сделать)) Лично у меня бешенство (хотя скорее раздражение) вызывают люди, которые задают вопрос после того, как я только-что на него ответила. И делают это, как мне кажется, по невнимательности. То есть им лень внимательно прочитать, а мне должно быть не лень перефразировать >:-(

    • Анастасия Ответить

      Светлана, согласна. Деловая переписка — это работа двусторонняя. Дураки могут быть с обеих сторон))

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *